En este videotutorial veras cómo añadir la casilla de aceptación de la política de privacidad y el texto legal en formularios creados con Google Forms. Con el fin de adaptar los campos de nuestros formularios al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Así que, vamos a ver los pasos a seguir para realizar dicha modificación en formularios creados con esta herramienta gratuita que Google (Google Forms). ¡Vamos a ello!.
Añadir checkbox a nuestro formulario de Google Forms
Adaptar los campos de nuestros formularios a la RGPD, es tan simple como incluir un checkbox que permita aceptar la política de privacidad, y un pequeño texto legal donde informaras al usuario sobre algunos detalles de la protección de datos.
Para añadir el aviso legal en el formulario en el formulario creado con Google Forms necesitarás de varios elementos:
- Casilla de aceptación de política de privacidad: Un checkbox (obligatorio) para que la persona que cumplimente el formulario necesite realizar check (debe aparecer sin seleccionar) antes de enviar y de lo contrario no le permitirá el envío. Esto es así porque el consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco.
- Texto / coletilla legal:
- Un texto que corresponde con la coletilla legal (primera capa de información). El cual puedes añadir utilizando el titulo y la descripción del checkbox insertado.
- Y por último, el enlace de nuestra política de privacidad. Por ejemplo, lo podemos tener alojado en nuestra web o en el propio Google Drive
Ejemplo de coletilla legal
El responsable del fichero, RESPONSABLE, recoge estos datos a través de Google Forms para FINALIDAD. Al marcar la casilla de aceptación das tu consentimiento. Esta información quedará almacenada en los servidores de Google. Puedes ver su política de privacidad en https://policies.google.com/privacy?hl=es. Tienes derecho a DERECHOS.Ejemplo enlace política de privacidad
He leído y acepto la política de privacidad: https://tu-url.algo/politica-privacidad
Crear el aviso legal con Google Forms
Antes de continuar, recordarte que si tienes alguna duda sobre como crear un formulario desde 0 con Google Forms puedes contactar conmigo desde el menú contactar.
Dicho todo esto, te recordaré cómo crear un nuevo formulario o abrir alguno de los que tengamos hecho para editarlo. Para ello entra en la página de Google Forms, y pulsa sobre «Crear un formulario en Blanco» o sobre uno existente. Si no estas «logueado», te pedirá que insertes tu usuario y contraseña de Gmail.
Lo primero que tienes que hacer una vez abierto el formulario, será añadir un checkbox para solicitar la aceptación de la política de privacidad a los usuarios que quieran enviarte un mensaje. Lo normal es colocar este mensaje justo al final, antes de la opción de «Enviar». Sitúate en el último campo, si es que tienes alguno, y haz clic sobre el botón «+» (Añadir pregunta).
Esta acción añadirá un nuevo campo al final de tu formulario. A diferencia de otras aplicaciones en las que primero elegimos el tipo de campo y luego lo insertamos, en Google Forms primero se añade un campo general (opción), y luego se elige el tipo de campo.
Observarás que Google usa directamente el título “Pregunta”. Esto es debido a que estos formularios están bastante orientados a la creación de encuestas.
Los elementos que puedes configurar en cada elemento añadido son:
- Pregunta
- Imagen
- Tipo de campo
- Obligatorio
- «Tres puntos verticales» para añadir nuevas opciones
Una vez vistas las posibilidades de configuración, puedes usar la sección «Pregunta» para escribir un encabezado. Y en los tres puntos verticales selecciona «Descripción» para añadir un nuevo elemento a la pregunta y añadir el texto legal (primera capa).
Ahora solo te queda añadir la casilla de verificación «He leído y acepto la política de privacidad». Para ello, selecciona el tipo de campo «Casillas». Veras que la sección para las opciones se modifica levemente y el botón de selección (redondo) cambia por uno tipo checkbox (cuadrado). Y donde dice «Opción 1» escribe el texto asociado a tu casilla.
Los campos de Google no interpretan el lenguaje HTML
Por último cambia el campo como obligatorio para que sea necesario seleccionar la casilla antes de enviar el mensaje.
Google guarda cada cambio al instante, así que no hace falta que hagas nada más.
¡Y ya está! eso es todo. Si necesitas más información, te dejo un videotutorial con todo el proceso. No olvides de dar al like al video y suscribirte al canal si te ha sido de ayuda. Esto me ayudará a dar visibilidad a mi canal de YouTube.
Videotutorial sobre cómo incluir casilla para política de privacidad RGPD en Google Forms
Conclusión
Google Forms es una herramienta muy sencilla que te permite crear formularios y encuestas. Para adaptar tus formularios a la RGPD, debes que añadir un checkbox o casilla de aceptación que incluya un enlace a tu política de privacidad, así cómo la coletilla legal.
Este checkbox además tiene que ser obligatorio y debe aparecer sin seleccionar. En cuanto al texto legal, generalmente incluye la identidad del responsable del fichero, la finalidad con la que se tratarán los datos. y alguna información más como has visto en este artículo.
Nos vemos en el siguiente post, ciao!!
